Rozbijanie pozycji na dokumencie względem projektu lub budżetu
Nie każda faktura dotyczy jednego projektu. W wielu firmach jeden zakup jest wykorzystywany w kilku realizacjach jednocześnie. Dobrym przykładem są materiały budowlane, narzędzia czy gadżety reklamowe. Kupujesz je na jednej fakturze, ale w rzeczywistości ich koszt powinien zostać rozliczony pomiędzy kilka inwestycji lub budżetów. Jeśli taki podział wykonujesz ręcznie, łatwo o pomyłkę.
Często kończy się to prowadzeniem dodatkowych zestawień lub poprawianiem rozliczeń na późniejszym etapie. To nie tylko zabiera czas, ale również utrudnia kontrolę nad rzeczywistymi kosztami projektów. Dlatego w Connecto Neon wprowadziliśmy możliwość rozbijania pojedynczych pozycji z faktury kosztowej na różne projekty lub budżety. Dzięki temu już podczas rejestracji dokumentu możesz zdecydować, jaka część kosztu powinna zostać przypisana do konkretnej inwestycji. System zapisuje ten podział, dzięki czemu wszystkie koszty są od początku rozliczone we właściwy sposób.
Zdarza się, że część kosztów trzeba przypisać do innego budżetu lub rozliczyć między kolejne etapy realizacji. W Connecto Neon nie musisz tworzyć nowych dokumentów ani wykonywać dodatkowych operacji. Wystarczy wrócić do wybranej pozycji na fakturze i w dowolnym momencie zmienić sposób jej podziału. Dzięki temu zachowujesz pełną elastyczność i masz pewność, że koszty są zawsze przypisane tam, gdzie powinny.
Co zyskujesz?
- możliwość podziału jednej pozycji z faktury pomiędzy kilka projektów lub budżetów,
- dokładniejsze rozliczanie kosztów,
- lepszą kontrolę nad wydatkami w poszczególnych projektach,
- mniej ręcznej pracy i dodatkowych zestawień,
- szybsze przygotowanie danych do analiz i raportów,
- większą elastyczność – w każdej chwili możesz wrócić do dokumentu i zmienić sposób podziału kosztów, jeśli wymaga tego realizacja projektu,
- pewność, że dane w systemie zawsze odzwierciedlają aktualny stan rozliczeń.
Jak to działa?
- Dodaj lub otwórz istniejącą fakturę kosztową.
- W sekcji „Pozycje faktury” system automatycznie odczyta pozycje z dokumentu dzięki technologii OCR. W każdej chwili możesz również ręcznie dodać nowe pozycje lub zmodyfikować te odczytane przez OCR.
- Otwórz wybraną pozycję.
- W wyświetlonym oknie określ, jaka część kosztu ma zostać przypisana do poszczególnych projektów lub budżetów.
- Zapisz zmiany. System automatycznie przypisze koszt zgodnie z wprowadzonym podziałem.
Nie musisz już wracać do faktury ani rozliczać kosztów poza systemem. Wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, a każdy projekt od razu uwzględnia przypisaną do niego część wydatków.
Masz pytania?
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z nami – jesteśmy do Twojej dyspozycji!