Analiza przedwdrożeniowa
Implementacja nowego systemu IT w firmie jest dużą zmianą. Trzeba do niej odpowiednio się przygotować, tak by cały proces przebiegł sprawnie i bezproblemowo. W tym wpisie wyjaśniamy, czym jest analiza przedwdrożeniowa i dlaczego jest tak ważna!
Analiza przedwdrożeniowa – co to jest?
Analiza przedwdrożeniowa to proces polegający na ocenie istniejących procesów i infrastruktury IT w firmie, a także indywidualnych wymagań. Przeprowadza się ją w celu stworzenia planu działania, który zapewni pełne wykorzystanie funkcji systemu. W ten sposób można jasno ocenić cele biznesowe firmy i zidentyfikować ewentualne obszary, które wymagają usprawnienia. Dzięki temu zwiększa się szanse na szybkie i proste wdrożenie – staje się wtedy raczej formalnością niż wyzwaniem.
Co więcej, uważnie wykonana analiza pozwala wdrożyć wyłącznie te elementy systemu, które są faktycznie potrzebne i będą realnie wykorzystywane w firmie. Firmy pomijające ten etap często instalują narzędzia niedostosowane do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa, co znacznie zmniejsza efektywność i opłacalność całego rozwiązania.
Zarówno etap analizy, jak i samo wdrożenie systemu informatycznego powinny przebiegać sprawnie, bez zakłóceń i przestojów w funkcjonowaniu firmy. Kluczowe znaczenie ma tu ścisła współpraca pracowników przedsiębiorstwa ze specjalistami odpowiedzialnymi za wdrożenie oprogramowania. Każda zmiana wprowadzona na etapie analizy może bowiem wiązać się nie tylko z dodatkowymi kosztami, ale także z wydłużeniem czasu realizacji projektu.
Kiedy analiza przedwdrożeniowa systemu jest potrzebna?
Analiza przedwdrożeniowa w praktyce jest niezbędna przy każdej implementacji nowego systemu IT. Jest wskazana zwłaszcza wtedy, gdy firma ma np. nietypową strukturę, unikalne procesy biznesowe albo planuje integrację z istniejącą infrastrukturą.
Bez analizy znacznie wzrasta ryzyko błędów, przekroczenia budżetu i niespełnienia oczekiwań. Jest szczególnie wysokie w przypadku złożonych projektów, ale nawet w przypadku małej firmy warto zdecydować się na współpracę z ekspertami.
W przypadku wszystkich Klientów zainteresowanych systemem Neon Connecto zalecamy przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej. Zależy nam na tym, by uzyskać jak najlepszy efekt i spełnić wszystkie oczekiwania. Kiedy lepiej poznamy specyfikę firmy oraz aktualną sytuację w kontekście zaplecza IT, jest nam po prostu łatwiej wprowadzić nowe oprogramowanie – bez opóźnień, błędów, utraty danych i innych utrudnień.
Jak przebiega analiza przedwdrożeniowa? Najczęściej obejmuje następujące etapy:
- Analiza danych wejściowych – zebranie informacji o firmie, procesach biznesowych i istniejącej infrastrukturze IT.
- Doprecyzowanie oczekiwań – identyfikacja potrzeb i celów poprzez rozmowy z Klientem.
- Opis wymagań – szczegółowa specyfikacja funkcjonalności systemu i integracji z innymi narzędziami.
- Mapowanie procesów – opis planowanych działań na różnych poziomach szczegółowości.
- Analiza ryzyka i infrastruktury – ocena zagrożeń, gotowości technicznej oraz przygotowanie prototypów.
- Przygotowanie harmonogramu prac – stworzenie planu wdrożenia z konkretnymi datami.
Zalety analizy przedwdrożeniowej
Liczne zalety analizy przedwdrożeniowej sprawiają, że warto poświęcić na nią czas. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego, jak bardzo jest potrzeba. Kierując się pozorną oszczędnością czasu i zachodu narażają się na liczne problemy, których usunięcie jest zdecydowanie bardziej kłopotliwe, a często też kosztowne.
Do największych korzyści płynących z analizy przedwdrożeniowej zaliczają się:
- Optymalizacja kosztów – firma zyskuje pewność, że zapłaci tylko za potrzebne moduły, unikając wydatków na niepraktyczne narzędzia.
- Dopasowanie do potrzeb – system zostaje skonfigurowany pod konkretne procesy, co gwarantuje jego najwyższą efektywność.
- Zmniejszenie ryzyka – identyfikacja potencjalnych problemów przed wdrożeniem minimalizuje błędy i opóźnienia.
- Planowanie wdrożenia – określenie terminów, zakresu i odpowiedzialności stron ułatwia realizację.
- Stały kontakt z ekspertami – wsparcie specjalistów umożliwia szybką reakcję na zmiany i dostosowanie funkcji systemu w trakcie analizy.
Samemu czy ze specjalistami?
Samodzielna analiza przedwdrożeniowa jest ryzykowna. Zazwyczaj w takiej sytuacji firmie brakuje nie tylko zewnętrznej perspektywy, ale też zespołu doświadczonych ekspertów od IT. Nawet jeśli ma się własny dział, jego pracownicy nie muszą specjalizować się w oprogramowaniach tego typu. Co więcej, powierzanie im tego zadania jest dodatkowym obciążeniem.
Zalecane jest zlecenie analizy specjalistom od dostawcy systemu, ponieważ mają największą wiedzę na temat jego działania. Oferują również swoje doświadczenie i umiejętności – w ten sposób zyskuje się gwarancję tego, że cała procedura przebiegnie bez zarzutu. Jest to przy okazji zazwyczaj początek wieloletniej współpracy, ponieważ system Neon Connecto jest później stale nadzorowany i aktualizowany.
Z drugiej strony, wkład pracowników i zarządu firmy jest kluczowy. Nikt nie zna organizacji lepiej niż jej własny zespół. Analiza oczywiście nie może się odbyć bez udziału przedstawicieli firmy. Tylko obopólna współpraca ma sens, jeśli chce się osiągnąć optymalne efekty. Firma przedstawia aktualną sytuację oraz plan biznesowy, natomiast konsultant, patrząc obiektywnie na zachodzące w firmie procesy, dobiera i wdraża system idealnie dopasowany do jej specyfiki.
Chcesz wdrożyć w swojej firmie system Neon Connecto? Umów się na prezentację i sprawdź wersję demonstracyjną oprogramowania. Zadzwoń 32 263 00 00 lub skorzystaj z zakładki kontakt.
