Usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów z AI

Korzystanie z profesjonalnych programów do zarządzania dokumentami jest już powszechną praktyką. W dobie cyfryzacji rozwiązania tego typu pomagają jeszcze łatwiej i szybciej przekazywać ważne informacje. Dzięki wsparciu sztucznej inteligencji można jednak osiągnąć jeszcze więcej korzyści. Wyjaśniamy, dlaczego warto zdecydować się na usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów z AI!

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Zaawansowane programy do zarządzania danymi stanowią ogromne ułatwienie. Dzięki nim można zapanować nad ogromem dokumentów zdigitalizowanych oraz cyfrowych, ponieważ pomagają je uporządkować oraz przekazywać osobom uprawnionym.

Sztuczna inteligencja pozwala dodatkowo usprawnić obieg dokumentów w firmie, wyręczając pracowników w prostych, powtarzalnych, a często bardzo czasochłonnych czynnościach. Asystent AI odpowiada na pytania oraz wykonuje polecenia wpisywane (albo wypowiadane) przez użytkownika. Doskonale sprawdza się, gdy trzeba m.in.:

• szybko znaleźć dokument/dokumenty (nawet, gdy ma się tylko ograniczone informacje, np. orientacyjną datę powstania, niepełną nazwę czy ogólny zarys zawartości);
• wykonać wnikliwą analizę danych zwartych w dokumentach;
• wygenerować prosty dokument (na bazie np. danych, innego dokumentu, wzoru czy szczegółowego opisu);
• przekazać dokument osobie uprawnionej;
• napisać wiadomość e-mail z dokumentem w załączniku.

Kto może z tego skorzystać?

Z usprawnionego obiegu dokumentów korzystają duże, a także średnie i małe firmy z różnych branż. Liczba osób w zespole tak naprawdę nie ma znaczenia – łatwy dostęp do danych i możliwość zautomatyzowania formalności są niezwykle przydatne także wtedy, gdy prowadzi się działalność jednoosobową.

Rozwiązanie tego typu doskonale sprawdza się w organizacjach o różnej strukturze, szczególnie w przypadku pracy zdalnej i hybrydowej. Jest niezastąpione w sytuacjach, w których jeden z członków zespołu przebywa poza firmą, bo np. jest w magazynie, w innym oddziale, na spotkaniu z klientem czy na konferencji. Za pomocą kilku kliknięć lub stuknięć w ekran smartfona można wykonać zadania, które nierzadko są kluczowe dla ważnych procesów biznesowych.

Korzystanie z AI jest niezwykle korzystne dla przedstawicieli różnych szczebli i działów – pomaga zarówno kierownikom i managerom, jak i księgowym, marketingowcom czy obsłudze magazynu. Wirtualny asystent w kilka sekund wykonuje polecenia, które pracownikom mogłyby zająć nawet kilka godzin. Dzięki temu można zaoszczędzić sporo czasu i energii, które warto przeznaczyć na ważniejsze, bardziej kreatywne zadania.

Użytkownikami systemu mogą być wszyscy uprawnieni, zalogowani pracownicy. W praktyce najlepiej sprawdza się platforma dostępna online w przeglądarce, ponieważ wtedy można z niej korzystać z dowolnego miejsca, na każdym sprzęcie (także mobilnym).

Zalety usprawnienia obiegu dokumentów

Usprawnienie obiegu dokumentów z pomocą AI przynosi wiele wymiernych korzyści. Wśród największych zalet można wymienić:

• automatyczne rozpoznawanie i kategoryzowanie dokumentów – sztuczna inteligencja potrafi nie tylko sczytać treść dokumentów (również papierowych czy skanów), ale też zrozumieć ich kontekst i automatycznie przypisać do odpowiednich procesów (np. faktury do księgowości, umowy do działu prawnego);
• szybsze przetwarzanie i lepsza organizacja – automatyzacja pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na przekazanie, akceptację i archiwizację dokumentów; użytkownicy mają dostęp do nich w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca;
• redukcja ryzyka błędów – AI automatycznie wyłapuje i koryguje typowe błędy ludzkie, powstałe np. podczas ręcznego przepisywania danych;
• oszczędność kosztów – dzięki digitalizacji i usprawnieniu można zmniejszyć wydatki na druk, przechowywanie fizycznych dokumentów, a także koszty związane z ręczną obsługą, archiwizacją i opóźnieniami czy błędami;
• zwiększone bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – nowoczesny system wspierany przez AI posiada szereg profesjonalnych zabezpieczeń, a także umożliwia kontrolę dostępu; regularne aktualizacje sprawiają, że działanie systemu spełnia wymogi prawne dotyczące przechowywania i przetwarzania danych;
• większa kontrola i transparentność procesów – z pomocą AI można uważnie śledzić status prac w czasie rzeczywistym, monitorować osoby powiązane z danymi dokumentami, a nawet prognozować terminy realizacji.

Gdzie szukać specjalistów od usprawnienia obiegu dokumentów?

Chcesz usprawnić obieg dokumentów z AI w swojej firmie? Skorzystaj ze wsparcia profesjonalistów, którzy dobiorą i wdrożą odpowiednie oprogramowanie IT. Postaw na spersonalizowane, elastyczne rozwiązanie, które dostosuje się do specyfiki Twojej organizacji.

Umów się na prezentację systemu Neon Connecto z modułem AI. Przekonaj się, o ile łatwiej i wydajniej można prowadzić działalność, gdy ma się wsparcie ze strony sztucznej inteligencji. Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz kontaktowy.