Jak wybrać system do elektronicznego obiegu dokumentów? Kluczowe kryteria

Digitalizacja formalności to ogromne ułatwienie. Trzeba jednak pamiętać o tym, że cyfrowe pliki również muszą być odpowiednio archiwizowane i przekazywane. W tym pomocne jest specjalne oprogramowanie, umożliwiające szybki, łatwy i bezpieczny przepływ danych. Z tego wpisu dowiesz się, jak wybrać system do elektronicznego obiegu dokumentów!

Obieg dokumentów – dla kogo i po co?

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które doskonale sprawdzi się właściwie w każdym przedsiębiorstwie. System umożliwiający jego wdrożenie będzie przydatny zarówno w małej firmie, jak i w dużych korporacjach czy instytucjach publicznych. Doskonale sprawdza się wszędzie tam, gdzie na co dzień przetwarza się duże ilości dokumentów, a jednocześnie konieczne jest osiągnięcie dużej wydajności, przestrzeganie przepisów i zachowanie bezpieczeństwa.

Obieg dokumentów jest niezbędny w firmach i organizacjach, które chcą:

usprawnić procesy administracyjne i finansowe,
zwiększyć kontrolę nad przepływem informacji,
dopełniać formalności zgodnie z obowiązującymi przepisami,
poprawić transparentność działań,
zminimalizować ryzyko utraty lub ujawnienia dokumentów,
przyspieszyć proces podejmowania decyzji biznesowych,
uważniej monitorować procesy na poszczególnych etapach realizacji.

Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia współpracę między działami, a także wspiera komunikację z zewnętrznymi partnerami i klientami. Jeśli jednak rzeczywiście ma być praktyczny i opłacalny, trzeba odpowiednio dobrać narzędzie IT potrzebne do jego wdrożenia. Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu do obiegu dokumentów w firmie?

Funkcjonalność i skalowalność – system powinien obsługiwać różne typy dokumentów, automatyzować workflow, integrować się z używanymi już narzędziami (np. CRM, system do faktur) oraz umożliwiać zdalny dostęp dla użytkowników.
Elastyczność – oprogramowanie powinno być na tyle konfigurowalne, by na bieżąco dało się dostosować je do procesów firmowych oraz indywidualnych wymagań.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – system musi zapewniać ochronę danych (poprzez m.in. Szyfrowanie, kontrolę dostępu), a także spełniać wymogi prawne (np. RODO, KSeF).
Wersjonowanie i śledzenie zmian – możliwość śledzenia historii dokumentu pozwala sprawdzić kto i kiedy wprowadził zmiany, także daje dostęp do dawnych wersji plików oraz umożliwia kontrolę statusu dokumentów.
Kompatybilność z pocztą i repozytorium – system powinien umożliwiać automatyczny import dokumentów z poczty oraz edycję i archiwizację bezpośrednio w platformie.
Intuicyjność i wsparcie techniczne – łatwa obsługa, przejrzysty interfejs oraz stały dostęp do pomocy technicznej gwarantują niezawodność platformy.

Zalety wdrożenia obiegu dokumentów w firmie

Liczne zalety wdrożenia obiegu dokumentów w firmie sprawiają, że jest to rozwiązanie już powszechnie stosowane w firmach. Ogrom dokumentów łatwo może doprowadzić do chaosu informacyjnego, który z kolei sprzyja pomyłkom i opóźnieniom. Te mogą z kolei negatywnie odbijać się na reputacji firmy czy organizacji.

Do największych korzyści wynikających z wdrożenia systemów do obiegu dokumentów zaliczają się:

oszczędność czasu – zautomatyzowanie wielu formalności, m.in. rejestracji, klasyfikacji, przekazywania i archiwizacji; szybkie wyszukiwanie oraz przetwarzanie dokumentów;
zmniejszenie kosztów operacyjnych – znaczne ograniczenie druku, kopiowania, przechowywania papierowej dokumentacji oraz innych kosztów związanych z obsługą archiwum;
zwiększenie efektywności pracy całej organizacji – szybsza i sprawniejsza komunikacja wewnętrzna, ułatwiony dostęp do danych;
redukcja liczby błędów – automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich;
łatwa dostępność danych i archiwum – stały wgląd w bieżące i poprzednie wersje dokumentów, możliwość pracy zdalnej oraz kontrola przepływu dokumentów;
transparentność i bezpieczeństwo – eliminacja zagubionych plików, lepsze zabezpieczenie danych firmowych oraz ochrona dostępu.
personalizacja – możliwość dostosowania procesu obiegu dokumentów zgodnie ze specyfiką branży i stylem pracy danej organizacji;

Elektroniczny obieg dokumentów ma ogólnie pozytywny wpływ na workflow. Wdrożenie systemowych rozwiązań pozwala lepiej zarządzać nie tylko danymi i formalnościami, ale też budżetem, kosztami i optymalizacją procesów biznesowych.

Specjaliści od elektronicznego obiegu dokumentów

Chcesz wdrożyć takie rozwiązanie w swojej organizacji? Specjaliści od elektronicznego obiegu dokumentów z grupy Connecto pomagają dobrać najlepsze oprogramowanie. Nie tylko dostarczają profesjonalny system, ale też zajmują się jego wdrożeniem oraz gwarantują pełne, stałe wsparcie techniczne.

Nowoczesna platforma Neon Connecto doskonale sprawdza się w różnych branżach, niezależnie od skali działalności. Jest na bieżąco aktualizowana i rozwijana, przez co spełnia wymogi rynku i nadąża za zmieniającymi się przepisami. Pozwala wprowadzić obieg dokumentów z AI, który maksymalnie zwiększa efektywność pracowników. Sztuczna inteligencja stanowi ogromne ułatwienie przy formalnościach, ponieważ zwalnia z powtarzalnych, żmudnych i czasochłonnych czynności.

Chcesz dowiedzieć się czegoś więcej? Przetestuj wersję demo albo umów się na spotkanie z naszymi konsultantami. Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz kontaktowy.