Zarządzanie dokumentami w systemie Neon Connecto

Sekretarka firmy na co dzień pracuje w systemie Connecto Neon. Przez jej ręce przechodzą wszystkie dokumenty, a dzięki rozwiązaniom Connecto wszystko ma pod kontrolą. W Neonie ma poukładane wirtualne segregatory – pisma przychodzące i wychodzące, oferty, faktury kosztowe, umowy, koszty, przychody i inne.

NEON to program, który jest prawą ręką sekretarki. W nim poukładane są wirtualne segregatory – pisma przychodzące i wychodzące, oferty, faktury kosztowe, umowy, koszty, przychody i inne.

Jeden z pracowników otrzymał mandat za prędkość. Sekretarka przyjęła go przyjęłam i natychmiastowo wprowadziła do systemu, gdzie dostępny jest podgląd i wszystkie najważniejsze dane. Następnie odebrała informację na temat nowej taryfy elektrycznej. Jeden z klientów powiadomił firmę zmianie adresu. A Urząd Marszałkowski wezwał do korekty w systemie BDO. Wszystkie te dokumenty umieszczono w systemie.

Sekretarka wysłała wniosek do Urzędu Skarbowego z prośbą o zaświadczenie, że firma nie ze składkami. W systemie ma sygnaturę PW, ponieważ jest pismem wychodzącym. Wysłano też mailem informacje Straży Miejskiej, kto użytkował pojazd firmowy.

Pisma przychodzące i wychodzące można porządkować w bardzo łatwy sposób. Wystarczy, że dostosuje się widok do widocznych elementów. Pisma mają też osobną kategorię – protokoły. Pomaga to uporządkować dokumenty projektowe i administracyjne. Protokół projektowy trafił do odpowiedniej osoby. Niedawno zatrudniono nowego pracownika i dzisiaj otrzymał telefon służbowy, a informujący o tym protokół został przekazany do kadr.

A z kadr już blisko do księgowości, więc pokażę warto zerknąć na faktury kosztowe. Były cztery faktury i każdą z nich rozdysponowano zgodnie z obiegiem dokumentów – albo do kierownika danego projektu, albo bezpośrednio do księgowości. Widoczne są o w systemie jako „przekazane”.

Taki właśnie jest Neon. Pomaga nam panować nad dokumentami. I co najważniejsze – niczego nie trzeba już ani drukować, ani przesuwać między biurkami!