Digitalizacja dokumentów
Papierowe dokumenty powoli wychodzą z użytku, ponieważ są mało praktyczne, a do tego nieopłacalne i nieekologiczne. Powszechna cyfryzacja usprawnia wiele procesów biznesowych, ale by tak było, pliki również trzeba odpowiednio porządkować. Wyjaśniamy, na czym dokładnie polega digitalizacja dokumentów i jak najlepiej wdrożyć ją w swojej firmie!
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Zacznijmy od doprecyzowania tego, czym jest digitalizacja dokumentów. Proces ten polega na przekształcaniu papierowych umów, faktur, rachunków itp. w wersje cyfrowe, głównie przez ich skanowanie i zapisywanie na dysku w odpowiednim formacie. Zagadnienie to jest też związane z tworzeniem nowych plików, poprzez generowanie wirtualnych dokumentów, które następnie są archiwizowane.
Ważną kwestią jest przechowywanie i segregowanie, a także udostępnianie plików. Cyfryzacja daje możliwość stworzenia bazy danych, z której błyskawicznie wyszukuje się potrzebne dokumenty, np. po słowie kluczowym czy innym atrybucie. Przy tym pozwala w prosty, szybki i bezpieczny sposób przekazywać pliki osobom upoważnionym. Do tego potrzebny jest jednak specjalny system.
Zalety digitalizacji dokumentów
Liczne zalety digitalizacji dokumentów doprowadziły już do tego, że procedura ta stała się nowym standardem. Pozwala oszczędzać czas pracowników, ponieważ automatyzuje wiele formalności, przyspieszając komunikację i wymianę danych (wewnątrz oraz na zewnątrz firmy).
Przede wszystkim digitalizacja dokumentów to:
- łatwy dostęp do informacji – cyfrowe dokumenty można za pomocą kilku kliknięć przesyłać między uprawnionymi osobami, a archiwum pozwala w kilka sekund znaleźć potrzebną umowę, fakturę itp.; rozwiązanie to doskonale sprawdza się także przy pracy zdalnej;
- workflow – szybka wymiana informacji poprawia przepływ pracy i zwiększa wydajność pracowników;
- oszczędność miejsca i redukcja kosztów – cyfryzacja pozwala ograniczyć powierzchnię fizycznego archiwum, przez co nie są potrzebne dodatkowe pomieszczenia, szafy itp.; przy tym ogranicza koszty tworzenia i przechowywania papierowych dokumentów, związane z m.in. drukowaniem, kserowaniem, segregacją czy składowaniem;
- bezpieczeństwo – pliki są dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych; uwierzytelnianie i szyfrowanie, a także kopie zapasowe chronią dokumenty przed skasowaniem, kradzieżą czy ujawnieniem; cyfrowe dokumenty nie są narażone na zgubienie, a także szereg fizycznych zagrożeń, takich jak np. podarcie, zalanie czy spalenie;
- analizy danych – dodatkowy moduł na bieżąco zbiera i analizuje dane, a następnie tworzy przydatne zestawienia i raporty odzwierciedlające sytuację w firmie;
- ekologia – dzięki cyfrowym dokumentom zużywa się mniej papieru, a także tonerów i tuszów do drukarek, przez co ogranicza się produkcję odpadów oraz ślad węglowy.
Kluczowe regulacje prawne
Digitalizacja dokumentacji w Polsce jest w pełni dopuszczalna, ale wymaga spełnienia określonych wymogów prawnych i organizacyjnych.
Od 2019 roku przepisy umożliwiają prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej, zgodnie z Kodeksem pracy oraz rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że dokumenty papierowe mogą zostać zastąpione ich cyfrowymi odpowiednikami, pod warunkiem zachowania ich autentyczności, integralności i czytelności. Tak zwane odwzorowanie cyfrowe (np. skan) musi być potwierdzone np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną, co zapewnia jego zgodność z oryginałem.
Systemy wykorzystywane do przechowywania dokumentów również muszą spełniać konkretne wymagania, m.in.:
- posiadać zabezpieczenia przed utratą i nieautoryzowanym dostępem,
- rejestrować zmiany i identyfikować użytkowników,
- zapewniać ciągły dostęp dla uprawnionych osób,
- umożliwiać szybkie wyszukiwanie dokumentów.
Digitalizacja wiąże się bezpośrednio z przetwarzaniem danych osobowych, dlatego organizacje muszą działać zgodnie z RODO. Najważniejsze, by zadbać o:
- przetwarzanie danych wyłącznie w określonym celu (zasada adekwatności),
- ograniczenie zakresu zbieranych danych,
- zapewnienie bezpieczeństwa i poufności informacji.
W przypadku digitalizacji dokumentów zawierających treści chronione prawem autorskim (np. projekty, materiały marketingowe), należy upewnić się, że firma posiada prawo do ich przetwarzania i archiwizacji w formie cyfrowej.
Wdrożenie digitalizacji dokumentów z Connecto
Wdrożenie digitalizacji dokumentów z Connecto to wieloetapowy proces, obejmujący zarówno przygotowanie organizacji, jak i implementację nowej technologii. Obejmuje następujące kroki:
- Analiza potrzeb i audyt dokumentów.
- Przygotowanie dokumentów i proces skanowania.
- Indeksowanie i strukturyzacja danych (każdy dokument otrzymuje zestaw metadanych, co umożliwia jego szybkie wyszukiwanie i integrację z systemami firmowymi).
- Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami.
- Szkolenia pracowników i optymalizacja procesów
Klienci Connecto mogą liczyć na stałe wsparcie techniczne ze strony doświadczonych informatyków. Dzięki temu wdrożony system jest niezawodny i na bieżąco aktualizowany. Taka współpraca gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych oraz minimalizuje ryzyko przestojów w pracy.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu?
Przedsiębiorcy często chcą wdrożyć w firmie profesjonalną digitalizację dokumentów, ale nie wiedzą, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu. Nie wystarczy bowiem zdecydować się na pierwszy lepszy program. Najlepiej zainwestować w odpowiednio przystosowane rozwiązanie, które będzie zgodne z potrzebami firmy.
Podczas wyboru warto mieć na względzie, by system był:
- przejrzysty i intuicyjny w obsłudze,
- kompatybilny z innymi wykorzystywanymi programami,
- elastyczny i skalowalny,
- dostępny bez konieczności instalowania go na określonej liczbie urządzeń,
- tworzony i implementowany przez zespół specjalistów.
Chciałbyś wdrożyć system do digitalizacji dokumentów w swojej firmie? Wiele cennych informacji znajdziesz w artykule: https://www.connecto.pl/digitalizacja-obiegu-dokumentow-dlaczego-warto-sie-zdecydowac/.
