Digitalizacja dokumentów
Papierowe dokumenty powoli wychodzą z użytku, ponieważ są mało praktyczne, a do tego nieopłacalne i nieekologiczne. Powszechna cyfryzacja usprawnia wiele procesów biznesowych, ale by tak było, pliki również trzeba odpowiednio porządkować. Wyjaśniamy, na czym dokładnie polega digitalizacja dokumentów i jak najlepiej wdrożyć ją w swojej firmie!
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Zacznijmy od doprecyzowania tego, czym jest digitalizacja dokumentów. Proces ten polega na przekształcaniu papierowych umów, faktur, rachunków itp. w wersje cyfrowe, głównie przez ich skanowanie i zapisywanie na dysku w odpowiednim formacie. Zagadnienie to jest też związane z tworzeniem nowych plików, poprzez generowanie wirtualnych dokumentów, które następnie są archiwizowane.
Ważną kwestią jest przechowywanie i segregowanie, a także udostępnianie plików. Cyfryzacja daje możliwość stworzenia bazy danych, z której błyskawicznie wyszukuje się potrzebne dokumenty, np. po słowie kluczowym czy innym atrybucie. Przy tym pozwala w prosty, szybki i bezpieczny sposób przekazywać pliki osobom upoważnionym. Do tego potrzebny jest jednak specjalny system.
Zalety digitalizacji dokumentów
Liczne zalety digitalizacji dokumentów doprowadziły już do tego, że procedura ta stała się nowym standardem. Pozwala oszczędzać czas pracowników, ponieważ automatyzuje wiele formalności, przyspieszając komunikację i wymianę danych (wewnątrz oraz na zewnątrz firmy).
Przede wszystkim digitalizacja dokumentów to:
- łatwy dostęp do informacji – cyfrowe dokumenty można za pomocą kilku kliknięć przesyłać między uprawnionymi osobami, a archiwum pozwala w kilka sekund znaleźć potrzebną umowę, fakturę itp.; rozwiązanie to doskonale sprawdza się także przy pracy zdalnej;
- workflow – szybka wymiana informacji poprawia przepływ pracy i zwiększa wydajność pracowników;
- oszczędność miejsca i redukcja kosztów – cyfryzacja pozwala ograniczyć powierzchnię fizycznego archiwum, przez co nie są potrzebne dodatkowe pomieszczenia, szafy itp.; przy tym ogranicza koszty tworzenia i przechowywania papierowych dokumentów, związane z m.in. drukowaniem, kserowaniem, segregacją czy składowaniem;
- bezpieczeństwo – pliki są dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych; uwierzytelnianie i szyfrowanie, a także kopie zapasowe chronią dokumenty przed skasowaniem, kradzieżą czy ujawnieniem; cyfrowe dokumenty nie są narażone na zgubienie, a także szereg fizycznych zagrożeń, takich jak np. podarcie, zalanie czy spalenie;
- analizy danych – dodatkowy moduł na bieżąco zbiera i analizuje dane, a następnie tworzy przydatne zestawienia i raporty odzwierciedlające sytuację w firmie;
- ekologia – dzięki cyfrowym dokumentom zużywa się mniej papieru, a także tonerów i tuszów do drukarek, przez co ogranicza się produkcję odpadów oraz ślad węglowy.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu?
Przedsiębiorcy często chcą wdrożyć w firmie profesjonalną digitalizację dokumentów, ale nie wiedzą, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu. Nie wystarczy bowiem zdecydować się na pierwszy lepszy program. Najlepiej zainwestować w odpowiednio przystosowane rozwiązanie, które będzie zgodne z potrzebami firmy.
Podczas wyboru warto mieć na względzie, by system był:
- przejrzysty i intuicyjny w obsłudze,
- kompatybilny z innymi wykorzystywanymi programami,
- elastyczny i skalowalny,
- dostępny bez konieczności instalowania go na określonej liczbie urządzeń,
- tworzony i implementowany przez zespół specjalistów.
Chciałbyś wdrożyć system do digitalizacji dokumentów w swojej firmie? Wiele cennych informacji znajdziesz w artykule: https://www.connecto.pl/digitalizacja-obiegu-dokumentow-dlaczego-warto-sie-zdecydowac/.
