E-Doręczenia – wszystko, co musisz wiedzieć
Zgodnie z postępującą cyfryzacją formalności, przyszła pora na jedną z najbardziej kłopotliwych, czyli konieczność wysyłania dokumentów listem poleconym. Współcześnie można, a nawet trzeba korzystać z usługi, która jest wygodniejsza, łatwiejsza i bezpieczniejsza. Wyjaśniamy, jak działają e-Doręczenia oraz od kiedy korzystanie z tej usługi jest obowiązkowe!
E-Doręczenia – co to jest?
E-Doręczenia to usługa, która ma zastąpić listy polecone z potwierdzeniem odbioru. Jej wprowadzenie stanowi ogromne ułatwienie dla podmiotów publicznych, firm oraz osób prywatnych w załatwianiu rozmaitych formalności – proces ten pozwala szybciej, wygodniej, łatwiej, a do tego bezpieczniej dostarczać ważne dokumenty.
Zgodnie z rozporządzeniem UE eIDAS oraz ustawą o doręczeniach elektronicznych UoDE, korzystanie z e-Doręczeń ma być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów publicznych, przedsiębiorców oraz reprezentantów zawodów zaufania publicznego – jednostki te są zobowiązane do założenia adresu do doręczeń elektronicznych, a także prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń.
Od kiedy działają e-Doręczenia?
Korzystanie z e-Doręczeń jest obowiązkowe w przypadku wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. Przepis jest wdrażany stopniowo, według ustalonego harmonogramu. Proces podzielono na kilka etapów, datowanych na kolejno: 1.01.2025, 1.04.2025, 1.07.2025, 1.10.2026 oraz 1.10.2029.
|
PODMIOTY PUBLICZNE |
|
|
Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy. |
Od 01.01.2025 r. |
|
Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy. |
|
|
Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego). |
|
|
Narodowy Fundusz Zdrowia. |
|
|
Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych. |
|
|
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. |
|
|
Inne podmioty publiczne. |
Od 01.01.2025 r. |
|
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej. |
Od 01.10.2029 r. |
|
Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna. |
|
|
PODMIOTY NIEPUBLICZNE |
|
|
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:
|
Od 01.01.2025 r. |
|
Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. |
|
|
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. |
Od 01.04.2025 r. |
|
Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG). |
Od 01.01.2025 r. |
|
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. |
Od 01.07.2025 r. |
|
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. |
Od 01.10.2026 r. |
Aplikacja e-Doręczenia
Aplikacja e-Doręczenia jest bardzo prosta w obsłudze. Aby z niej korzystać, trzeba uruchomi specjalną elektroniczną skrzynkę pocztową. W tym celu trzeba wykonać tylko dwa proste kroki:
Krok 1: Wypełnić i złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń na portalu edoreczenia.gov.pl lub przez mObywatel.gov.pl (wniosek podpisany elektronicznie przez profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany).
Krok 2: Aktywować skrzynkę po zalogowaniu się na mObywatel.gov.pl albo edoreczenia.gov.pl – w zakładce „Twoje skrzynki” wystarczy kliknąć „Aktywuj skrzynkę” oraz podać adres e-mail do powiadomień, a na koniec kliknąć „Aktywuj”.
Skrzynka e-Doręczeń pod wieloma względami lepiej sprawdza się w praktyce niż tradycyjne listy polecone. Dzięki niej można m.in.:
- wysyłać i odbierać elektroniczne dokumenty w dowolnym miejscu, o każdej porze;
- zarządzać dokumentami online, szybciej dopełniając formalności, bez konieczności odwiedzania urzędu;
- w bezpieczny sposób przekazywać dokumenty do uprawnionej osoby (skrzynka generuje ważne prawnie potwierdzenia wysyłki oraz odbioru);
- dopełniać formalności nie tylko jako urząd czy firma, ale też osoba prywatna.
Jak działa Neon Connecto?
Neon Connecto jest dostępnym online systemem IT z narzędziami przeznaczonym do zarządzania firmą. Doskonale sprawdza się przy m.in. tworzeniu i przekazywaniu dokumentów, planowaniu i prowadzeniu projektów, kontrolowaniu budżetu, budowaniu relacji z klientami czy tworzeniu harmonogramów pracy. Znacznie usprawnia funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa i pomaga w pełni wykorzystać potencjał jego zasobów.
Neon Connecto współpracuje z e-Doręczeniami – można w niej znaleźć specjalną zakładkę, przypominającą klasyczną elektroniczną skrzynkę pocztową. W ten sposób w jednym systemie ma się dostęp do wszystkich danych oraz niezbędnych funkcji, co stanowi duże udogodnienie.
Wysyłanie listów poleconych zawsze było kłopotliwym, a w dodatku mało bezpiecznym sposobem na przekazywanie dokumentów. Dzięki rozwojowi technologii staje się już reliktem przeszłości. Ze względu na obowiązek korzystania z e-Doręczeń warto wybrać system, który jest już zintegrowany z tą usługą. Poproś o wersję demonstracyjną programu albo umów się na spotkanie z konsultantami Neon Connecto. Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz kontaktowy.
