KSeF – wszystko, co warto wiedzieć
Od 1 stycznia 2022 roku do przekazywania kontrahentom faktur może być wykorzystywany Krajowy System e-Faktur. Obecnie trwa tzw. okres przygotowawczy, którego następstwem ma być wprowadzenie obowiązku korzystania z tego rozwiązania. Zmiany w przepisach mają wejść w życie w lutym 2026 roku. Już teraz przygotuj się na tę rewolucję!
Przygotuj firmę na KSeF
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF niewątpliwie będzie mieć wpływ na organizację pracy w każdym podmiocie gospodarczym w wymiarze technicznym, podatkowym i procesowym. Jest to ogromna zmiana, do której trzeba się odpowiednio przygotować. Co jest konieczne? Przedsiębiorcy muszą m.in.:
- zintegrować systemy księgowe z KSeF,
- poszerzyć dostęp Ministerstwa Finansów do danych przedsiębiorstwa,
- dostosować obieg dokumentów (zwłaszcza procesy wystawiania faktur sprzedażowych, księgowania faktur sprzedażowych oraz posługiwania się fakturami do celów wewnętrznych).
Do lutego 2026 zostało już niewiele czasu, dlatego warto poczynić odpowiednie przygotowania. Dzięki temu cały proces będzie o wiele łatwiejszy i pozbawiony błędów. Jakiekolwiek zamieszanie może odbić się na działaniu całego przedsiębiorstwa, powodując niepotrzebne problemy i wywołując chaos informacyjny. Rozsądniej jest zawczasu zredukować ryzyko błędów księgowych i kar podatkowych do minimum.
Częścią przygotowań do wprowadzenia KSeF powinny być:
- analiza istniejących procesów – audyt obecnego procesu fakturowania;
- zmiana lub aktualizacja systemu – dostosowanie wykorzystywanych narzędzi, tak by były kompatybilne z KSeF;
- szkolenie zespołu – edukacja pracowników w zakresie działania systemu oraz procesu wystawiania faktur;
- testy systemu – sprawdzenie poprawności działania systemu przed pełnym wdrożeniem.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym dedykowanym do uwierzytelniania, wystawiania, odbierania, przeglądania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana (inaczej e-Faktura lub u-Faktura) to elektroniczny dokument sprzedaży, który zawiera określone w przepisach dane oraz uporządkowaną strukturę. Wystawia się ją w formacie xml, zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzoru Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP (na podstawie: https://www.podatki.gov.pl/vat/wyjasnienia/wzor-e-faktury-udostepniony-na-epuap/).
Format pliku umożliwia właściwe odczytywanie i przetwarzanie informacji zawartych na fakturze, takich jak data sprzedaży, data wystawienia, dane kontrahenta czy kwoty podatku. Zakres informacji na e-Fakturze jest znacznie szerszy niż zakres danych dotychczas raportowanych w plikach typu JPK_VAT, JPK_V7M i JPK_FA. System oznacza faktury specjalnym numerem identyfikacyjnym. Dzięki temu organy podatkowe mogą weryfikować poprawności danych z faktur w czasie rzeczywistym.
KSeF będzie systemem obligatoryjnym dla każdego przedsiębiorcy już w roku 2026. Aktualnie korzystanie z niego jest dobrowolne. Pierwotnie zmiany w przepisach planowano na lipiec 2024 r., ale data została przesunięta.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.06.2022, s. 81-83).
Od kiedy obowiązkowy jest KSEF?
W drugim projekcie legislacyjnym Ministerstwo Finansów (MF) zaproponowało uproszczenie obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF oraz etapowe wejście w życie obowiązkowego KSeF:
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Na początku 2027 r. planowane jest rozszerzenie obowiązku na mikroprzedsiębiorców i faktury do 450 zł oraz nieprzekraczające łącznie 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie.
Wszelkie zmiany w przepisach związanych z powszechnymi formalnościami są stresującym procesem. Niezorganizowane wdrażanie systemu może doprowadzić do wielu problemów, które nie tylko będą utrudniać funkcjonowanie firmy, ale mogą zostać ukarane.
Wystawianie faktur poza KSeF będzie traktowane jako naruszenie podatkowe. Przedsiębiorcom, którzy nie dostosują się do wymogów, grożą sankcje finansowe. W skrajnych przypadkach mogą wynosić nawet 100% wartości podatku VAT widniejącego na fakturze sporządzonej poza KSeF.
Jakie systemy informatyczne zgodne z KSeF wybrać?
Zostało niewiele czasu na przygotowanie się do wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF, dlatego warto zacząć działać w tym temacie. Zagadnienie może wydawać się skomplikowane, dlatego najrozsądniej skorzystać ze wsparcia profesjonalistów.
Ogromnym ułatwieniem jest implementacja oprogramowania zgodnego z KSeF. Najlepiej zdecydować się na system, który jest elastyczny, skalowalny, a do tego łączy wszystkie najważniejsze funkcjonalności w jednym miejscu. W ten sposób można znacznie usprawnić i ułatwić codzienną pracę, jednocześnie eliminując wiele błędów i nieprawidłowości.
Wybierz webowy system Neon Connecto, który jest już przygotowany na wprowadzenie KSeF. Zobacz, jak może wesprzeć Twoją działalność. Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz kontaktowy.
