Podpis kwalifikowany w systemie Neon – co to oznacza dla Twojej firmy?
Współcześnie wiele formalności można załatwiać w pełni zdalnie. W ten sposób można nie tylko przekazywać dokumenty, ale też je zatwierdzać i podpisywać. Do tego potrzebne jest jednak specjalne narzędzie informatyczne. Wyjaśniamy, jak działa podpis kwalifikowany i dlaczego warto zdecydować się na system zintegrowany z tym rozwiązaniem!
Podpis kwalifikowany – czyli co?
Podpis kwalifikowany to specjalny rodzaj podpisu elektronicznego, w formie danych powiązanych z danym plikiem. Jest potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym i ma taką samą moc prawną, jak podpis własnoręczny. Stosuje się go do podpisywania różnych dokumentów elektronicznych, w tym m.in. umów, deklaracji podatkowych czy pism urzędowych.
Dzięki podpisowi kwalifikowanemu można jednoznacznie potwierdzić tożsamość osoby podpisującej dokument. Daje również gwarancję, że dany dokument nie został po podpisaniu zmodyfikowany.
Jak zdobyć podpis kwalifikowany? W tym celu należy wykonać następujące kroki:
- Wybrać dostawcę usług zaufania, czyli firmę akredytowaną do wydawania kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego, np. EuroCert, Certum, CenCert, Krajową Izbę Rozliczeniową czy Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych.
- Złożyć wniosek o wydanie certyfikatu kwalifikowanego poprzez stronę internetową wybranego dostawcy lub w punkcie sprzedaży.
- Potwierdzić swoją tożsamość osobiście w punkcie partnerskim dostawcy lub w kancelarii notarialnej (w niektórych przypadkach można zrobić to zdalnie przez wideoweryfikację lub przeprowadzić identyfikację za pomocą aplikacji mobilnej).
- Po pozytywnej weryfikacji i opłaceniu usługi otrzymuje się certyfikat kwalifikowany, najczęściej w formie karty kryptograficznej z czytnikiem lub w formie podpisu chmurowego, dostępnego cyfrowo (np. na smartfonie czy komputerze).
Jak wygląda korzystanie z podpisu kwalifikowanego w praktyce?
- Użytkownik otrzymuje dokument elektroniczny (np. PDF, DOCX) do podpisania, zazwyczaj przez e-mail lub platformę do zarządzania dokumentami.
- Uruchamia oprogramowanie lub aplikację mobilną zgodną z wybraną usługą podpisu kwalifikowanego, np. SimplySign, InfoCert czy mSzafir.
- Aby podpisać dokument, użytkownik potwierdza swoją tożsamość wpisując jednorazowy kod z aplikacji oraz kod PIN ustawiony podczas aktywacji podpisu.
- Po złożeniu podpisu dokument zostaje zabezpieczony kryptograficznie, co gwarantuje, że nie został zmieniony po podpisaniu.
- Podpisany dokument może być dalej przesyłany i używany tak, jak dokument tradycyjny z podpisem odręcznym, np. do umów, faktur czy pism urzędowych.
Zalety podpisu kwalifikowanego
Podpis kwalifikowany oferuje wiele korzyści, takich jak:
- usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów;
- oszczędność czasu i kosztów dzięki eliminacji potrzeby drukowania, skanowania i wysyłki papierowych dokumentów;
- możliwość zdalnego i mobilnego podpisywania dokumentów z dowolnego miejsca na świecie;
- gwarancja ważności prawnej dokumentów w całej Unii Europejskiej, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS;
- wysokie bezpieczeństwo i pewność autentyczności podpisanego dokumentu, redukujące ryzyko fałszerstw i oszustw;
- ograniczenie zużycia papieru, co jest nie tylko wygodne i oszczędne, ale też ekologiczne.
Podpis kwalifikowany może być używany przez osoby fizyczne, a także firmy, m.in. do podpisywania umów handlowych, faktur elektronicznych, pism procesowych czy udziału w przetargach elektronicznych.
Najpopularniejsze zastosowania to m.in.:
- podpisywanie umów i dokumentów online,
- e-fakturowanie,
- składanie deklaracji do urzędów,
- elektroniczna archiwizacja dokumentów,
- autoryzacja transakcji biznesowych.
Dlaczego warto zainwestować w to rozwiązanie?
Inwestycja w system podpisu kwalifikowanego dla firmy przynosi szereg praktycznych korzyści, w tym:
- ułatwienie i przyspieszenie kontaktów z urzędami, takimi jak ZUS, KRS czy urząd skarbowy;
- możliwość szybszego finalizowania transakcji i umów;
- podniesienie wiarygodności firmy w oczach kontrahentów i instytucji dzięki bezpieczeństwu i autentyczności dokumentów;
- elastyczność pracy hybrydowej i zdalnej, umożliwiająca podpisywanie dokumentów na różnych urządzeniach i w dowolnym miejscu;
- poprawa wizerunku firmy jako nowoczesnej i ekologicznej poprzez wdrożenie bezpapierowego obiegu dokumentów.
Platforma Neon Connecto jest kompatybilna z aplikacjami do wystawiania podpisu kwalifikowanego. Dzięki temu znacznie ułatwia codzienne formalności, maksymalnie przyspieszając rozmaite procesy biznesowe. Pomaga zwiększyć wydajność pracowników, odciążając ich ze żmudnych, powtarzalnych zadań. W tym niezastąpiony jest też moduł AI w Neon Connecto, który odpowiada na pytania, wyszukuje dane i wykonuje proste polecenia.
Chcesz wdrożyć w swojej firmie takie rozwiązanie? Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz kontaktowy. Sprawdź wersję demonstracyjną oprogramowania albo umów się na darmową prezentację, prowadzoną przez konsultantów Connecto.
