Pułapki i ograniczenia, które rozwiąże elektroniczny obieg dokumentów
Formalności często okazują się skomplikowane i czasochłonne. Dodatkowo ograniczone terminy oraz liczne wymagania potrafią znacznie utrudnić ich realizację. Nowoczesne technologie pozwalają jednak znacznie usprawnić takie procesy. Dowiedz się, jakie pułapki i ograniczenia rozwiąże elektroniczny obieg dokumentów!
Ograniczenia w pracy bez obiegu dokumentów
Ograniczenia w pracy bez obiegu dokumentów sprawiają, że współcześnie większość firm decyduje się na wdrożenie zaawansowanych narzędzi IT. W dobie ogromu danych, zapanowanie nad wszystkimi umowami, fakturami i innymi pismami bez dodatkowego wsparcia byłoby niemalże niemożliwe.
Stopniowo odchodzi się już od papierowych dokumentów, ale sama digitalizacja to jedynie początek. Konieczne jest zadbanie o odpowiednią archiwizację plików cyfrowych, by nie dopuścić do chaosu. Bez specjalnego oprogramowania łatwo się pogubić.
Przy tym znaczenie ma też bezpieczeństwo danych – dokumenty mogą być przypadkiem zmodyfikowane, usunięte, ujawnione osobom nieuprawnionym czy nawet wykradzione. Papierowe pisma można łatwo zgubić czy zniszczyć, ale w wymiarze cyfrowym na pliki również czekają rozmaite zagrożenia. Awarie sprzętu, błędy programów, pomyłki użytkowników czy ataki hakerów to tylko kilka z nich.
Ważną kwestią jest również przekazywanie dokumentów. Niektórzy przekazują je mailowo, inni udostępniają przez chmurę czy system CRM, a zdarza się także przegrywanie ich z fizycznych nośników. Jeśli procesy tego typu odbywają się wieloma, różnymi kanałami, łatwo o nieporozumienia i pomyłki.
Brak zorganizowanego obiegu dokumentów prowadzi do znaczących problemów operacyjnych i obniżenia efektywności pracy. Bez takiego rozwiązania firma szybko przestaje być konkurencyjna. Najczęstszymi ograniczeniami wynikającymi z niestosowania specjalnych programów do zarządzania dokumentami są:
- wydłużony czas pracy – pracownicy poświęcają więcej czasu na szukanie, kompletowanie i przekazywanie dokumentów;
- ryzyko zgubienia dokumentów – brak jasno określonych procedur sprawia, że ważne pisma mogą zaginąć w trakcie przekazywania;
- ryzyko uszkodzenia lub zniszczenia dokumentów – przechowywanie papierowych dokumentów w niewłaściwy sposób może prowadzić do utraty danych;
- trudności w kontroli postępu spraw – brak systemu śledzenia obiegu dokumentów utrudnia monitorowanie kolejnych etapów prac;
- chaos organizacyjny – dokumenty przekazywane w różnej formie i kilkoma kanałami (na papierze, w e-mailach itp.) powodują brak spójności i przyczyniają się do nieporozumień czy pomyłek.
Wdrożenie platformy do zarządzania dokumentami pozwala znacznie zdynamizować pracę. Odciąża pracowników, przez co zyskują więcej czasu i energii na ważniejsze zadania. Dzięki zastosowaniu AI możliwe jest dodatkowe usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów, ponieważ sztuczna inteligencja jeszcze szybciej wykonuje proste zadania oraz pozwala na automatyzację pewnych procesów, np. tworzenie zestawień.
Zalety wdrożenia obiegu dokumentów
Jakie są największe zalety wdrożenia obiegu dokumentów?
- Szybki, łatwy dostęp – digitalizacja i odpowiednie uporządkowanie plików umożliwia odnalezienie potrzebnych dokumentów w zaledwie kilka sekund.
- Wyższa efektywność pracy – krótszy czas realizacji zadań dzięki eliminacji opóźnień, nieporozumień itp.
- Minimalizacja ryzyka utraty, uszkodzenia czy kradzieży – systemy backupu i archiwizacji chronią dokumenty; specjalne zabezpieczenia zapobiegają utracie czy wyciekowi danych.
- Lepsza kontrola procesów – możliwość śledzenia statusu każdego dokumentu w czasie rzeczywistym; dostęp do danych mają wyłącznie uprawnione osoby.
- Ułatwiona współpraca – dokumenty są dostępne dla uprawnionych pracowników z różnych działów a nawet filii w dowolnym czasie i miejscu; pracownicy zdalni i hybrydowi zawsze mają dostęp do potrzebnych dokumentów.
- Zgodność z przepisami – nowoczesne systemy są w pełni zgodne z obowiązującymi wymogami prawnymi dotyczącymi tworzenia, przekazywania czy archiwizacji dokumentów.
- Cyfrowe archiwum – możliwość przechowywania większości dokumentów w wersji cyfrowej zwalnia z konieczności prowadzenia fizycznego archiwum, co pozwala zaoszczędzić sporo miejsca w firmie, a także ogranicza wydatki (np. na regały, segregatory, foliowe koszulki itp.).
Gdzie szukać specjalistów od elektronicznego obiegu dokumentów?
Przy wdrażaniu takiego rozwiązania najlepiej wybrać specjalistów od elektronicznego obiegu dokumentów. Wykonają odpowiednie przygotowania i dobiorą najlepszy wariant. Następnie zadbają o bezpieczeństwo danych oraz sprawnie zrealizują cały proces. Przy okazji przeprowadzą szkolenie pracowników, tak by szybko opanowali obsługę interfejsu systemu. Do tego będą nadzorować działanie platformy, tak by zawsze sprawdzała się bez zarzutu.
Jesteś zainteresowany wdrożeniem obiegu dokumentów w swojej firmie? Neon Connecto pozwala na pełną automatyzację przepływu informacji w firmie – od tworzenia po archiwizację. Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz kontaktowy. Sprawdź wersję demonstracyjną systemu albo umów się na spotkanie – konsultanci przedstawią wszystkie funkcje oraz odpowiedzą na pytania.
